Использование УПД для упрощения документооборота

С 2013 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут объединять информацию нескольких форм, используемых при передаче товарно-материальных ценностей, в универсальном передаточном документе (УПД).

Новый документ можно использовать и как счет-фактуру, и как акт приема-передачи, то есть и для подтверждения расходов по налогу на прибыль, и для обоснования вычетов НДС.

При оформлении УПД поставщик выбирает статус документа:

• 1 — соответствует счет-фактуре и акту,
• 2 — только акту.

УПД может использоваться при отгрузке товаров или передаче их на реализацию, при выполнении работ или оказании услуг. По своей форме документ объединяет реквизиты из накладной и из счета-фактуры, поэтому при заполнении следует учитывать, планирует ли организация использовать его только как акт, или в качестве акта и счета-фактуры одновременно.

Кроме счета-фактуры и акта УПД заменяет товарную накладную, акт о приеме-передаче основных средств, накладную на отпуск материалов и ряд других первичных документов. При этом, несмотря на заявленную «универсальность», УПД не может заменить транспортную накладную и не подходит, если поставщик получает аванс от покупателя.

Форма УПД имеет рекомендательный характер, ее применение определяется удобством использования в хозяйственной жизни каждого отдельного предприятия. Если предприятие оформляет много первичных документов, то переход на УПД представляется оправданным и логически обоснованным.

Перед тем как начать использовать УПД, целесообразно сделать соответствующую запись в учетной политике предприятия. Если же в организации уже внедрен аутсорсинг бухгалтерского учета, то преимущества и недостатки перехода на УПД стоит предварительно обсудить с курирующей бизнес бухгалтерской компанией.