С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Никакого нового программного обеспечения работодателям устанавливать в связи с этим не нужно, потому что электронная трудовая книжка - это сведения на лицевом счете застрахованного лица в ПФР. А вот чтобы эти сведения туда попали, работодателям необходимо, начиная с января 2020 года, сдавать в ПФР новый отчет по форме СЗВ-ТД.
КТО И КОГДА СДАЕТ СЗВ-ТД
СЗВ-ТД сдают абсолютно ВСЕ страхователи, у которых есть регистрационный номер ПФР, за исключением ИП без сотрудников. Даже если в компании только один человек - Генеральный директор, то сдавать СЗВ-ТД все равно нужно, чтобы у этого директора не было проблем при подтверждении стажа для назначения пенсии в ПФР. На совместителей также нужно заполнять СЗВ-ТД.
С апреля 2020 года сроки сдачи СЗВ-ТД следующие:
- в случаях приема и увольнения - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа;
- в остальных случаях (перевод, заявление по книжкам) - ежемесячно не позднее 15-го числа.
С января по март 2020 года СЗВ-ТД сдавался до 15 числа месяца, следующего за отчетным, во всех случаях. Однако Правительство изменило срок сдачи отчета в связи с коронавирусом своим Постановлением № 460 от 08.04.2020 г.
СЗВ-ТД подается только в том случае, если в отчетном месяце были какие-то движения по кадрам: кто-то из сотрудников был принят, уволен, переведен или подал заявление о выборе формы трудовой книжки. Если никаких движений по кадрам и заявлений по трудовым книжкам не было, то СЗВ-ТД не сдается, т.к. нулевая форма отчета не предусмотрена.
Если сотрудникам подняли зарплату, то СЗВ-ТД сдавать не нужно.
КАК МОЖНО СДАТЬ СЗВ-ТД
СЗВ-ТД можно сдать на бумаге в отделение ПФР или через интернет. Если в штате 25 человек и больше, то сдавать новый отчет можно только в электронном виде.
Для отправки СЗВ-ТД в электронном виде необходимо:
- получить ЭЦП руководителя.
- заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР. Скачать типовое соглашение можно на сайте ПФР, но лучше позвонить в свое отделение и попросить выслать образец соглашения по электронной почте, потому что многие районные Управления ПФР принимают только свою форму соглашений.
- подать «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР» ВАЖНО: Даже если у Вас есть действующее соглашение с ПФР, подать заявление все равно придется. Сделать это можно лично в отделении ПФР или в электронном виде, заполнив форму заявления в Контуре, СБИСе или другой системе и подписав его сертификатом страхователя.
- до 31 октября 2020 года уведомить работников о переходе, текст уведомления можно скопировать в конце статьи (ранее срок уведомления был до 30 июня, но Постановлением № 887 от 19.06.2020г. этот срок продлили);
- сдавать отчет СЗВ-ТД, если были движения по кадрам или заявления по книжкам; Поскольку все сотрудники должны подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, даже работодателям, у которых стабильный коллектив сотрудников, в 2020 году придется минимум один раз подать СЗВ-ТД.
- сотрудникам, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, бумажную трудовую книжку не оформлять (у них только электронные);
- сотрудникам, которые до 31 декабря 2020 года не подадут никакого заявления, продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде;
- сотрудникам, которые до 31 декабря 2020 года подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, вести ее в бумажном виде, и отправлять сведения в ПФР;
- при увольнении или по запросу сотрудника выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» - тот же СЗВ-ТД только не за месяц, а за весь период работы у одного работодателя. Если сотруднику понадобится выписка из электронной трудовой книжки со всех мест работы для получения визы или кредита, он сможет заказать ее через госуслуги по форме СТД-ПФР.
- при приеме на работу запрашивать у нового сотрудника СТД-Р с последнего места работы, а лучше СТД-ПФР, чтобы располагать информацией обо всем стаже для расчета пособий.
- 1-прием на работу;
- 2-перевод;
- 3-переименование работодателя;
- 4-установление второй и последующих профессий или разряда;
- 5-увольнение;
- 6-запрет занимать должность;
- последнее мероприятие на 01.01.2020;
- заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
- заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР подробно описан на сайте Контура. Там же Вы найдете образцы документов.
ЧТО ДЕЛАТЬ РАБОТОДАТЕЛЮ В СВЯЗИ С ПЕРЕХОДОМ НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ?
ОБРАЗЕЦ УВЕДОМЛЕНИЯ О ПЕРЕХОДЕ НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
Бухгалтеру ООО «Амбер»
Титову А.В.УВЕДОМЛЕНИЕ
Уведомляем Вас о том, что в связи с изменениями в трудовом законодательстве (ст. 66 Трудового кодекса РФ) с 1 января 2020 года Вы имеете право выбрать способ ведения трудовой книжки:
о переходе на электронные трудовые книжки
• в бумажном виде;
• в электронном виде.
Вне зависимости от выбранного способа ведения трудовой книжки, с 1 января 2020 года ООО «Амбер» будет формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности на каждого сотрудника и предоставлять их в Пенсионный фонд РФ. Это и называется ведением трудовой книжки в электронном виде или переходом на электронные трудовые книжки.
Сообщить о своем выборе Вы должны в письменном заявлении не позднее 31 декабря 2020 года.
Если в установленный срок Вы выберете ведение трудовой книжки в бумажном виде, мы продолжим вести Вашу трудовую книжку на бумаге. При этом за Вами сохранится право в дальнейшем изменить свой выбор.
Если Вы выберете ведение трудовой книжки в электронном виде, в Вашу трудовую книжку будет внесена соответствующая запись, и книжка будет выдана Вам на руки.
Если в установленный срок Вы не сообщите о своем выборе, Вы утратите право на подачу за явления в дальнейшем, а ведение трудовой книжки в бумажном виде будет продолжено только в ООО «Амбер». При последующем трудоустройстве вся информация о трудовой деятельности будет формироваться в электронном виде.
Генеральный директор ________________________________________________________________ Стесик О.А.
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ О СОХРАНЕНИИ БУМАЖНОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Генеральному директору ООО «Амбер» от бухгалтера Титова А.В. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в бумажном виде согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ. 20 января 2020 года ______________________________________________________________________ Титов А.В.
ОБРАЗЕЦ СЗВ-ТД ЕСЛИ РАБОТНИК ПОДАЛ ЗАЯВЛЕНИЕ О ВЕДЕНИИ БУМАЖНОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ О ПЕРЕХОДЕ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Генеральному директору ООО «Амбер» от бухгалтера Титова А.В. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, т.е. предоставлять мне сведения о трудовой деятельности. 20 января 2020 года ______________________________________________________________________ Титов А.В.
ОБРАЗЕЦ СЗВ-ТД ЕСЛИ РАБОТНИК ПОДАЛ ЗАЯВЛЕНИЕ О ВЕДЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
КАКИЕ СВЕДЕНИЯ УКАЗЫВАТЬ В СЗВ-ТД