Онлайн касса что это такое и как работает для чайников

Что такое онлайн касса

Онлайн касса - это кассовый аппарат, который пробивает чеки и отправляет их в налоговую в режиме реального времени.

Из чего состоит онлайн касса

Онлайн касса состоит из:

1. ККТ (контрольно-кассовая техника) - само устройство с рег.номером, которое можно купить или взять в аренду.
Сейчас в основном используются смарт кассы, которые похожи на смартфон или планшет. Они совмещают в себе функции полноценного кассового аппарата с сенсорным дисплеем, принтера для печати чеков и встроенного банковского терминала для приема оплат по картам всех видов, а также с помощью других устройств.


2. ФН (фискальный накопитель) - это чип памяти, который записывает данные о каждой продаже и одновременно отправляет их оператору фискальных данных.
Срок действия ФН бывает 36 месяцев - для всех и 15 месяцев - подакцизные товары, сезонная работа, автономный режим в отдаленной местности.


3. ОФД (оператор фискальных данных) - посредник между пользователем кассы и налоговой. Он собирает, обрабатывает и передает необходимую информацию в ИФНС.
Самые популярные ОФД: Такском, Контур ОФД, Первый ОФД, Яндекс ОФД, ОФД.ру, Платформа ОФД и другие.

Онлайн касса как работает

Как работает онлайн касса для чайников:

1. Покупатель оплачивает покупку
2. Продавец пробивает чек на кассе с ФН (фискальным накопителем)
3. ФН отправляет чек в ОФД (оператору фискальных данных)
4. ОФД получает данные об оплате и сохраняет их на сервере. Периодически он отправляет эти данные в налоговую инспекцию.

Схема работы онлайн кассы

Покупатель  Касса  ФН  ОФД  Налоговая

Принцип работы онлайн кассы пошагово

Чтобы касса заработала по описанной выше схеме, необходимо соблюдать основные принципы работы онлайн кассы, а именно:

1. Купить или арендовать ККТ с ФНБ
   Выбрать устройство поможет бухгалтер или компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс.
2. Подписать договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его сайте
   Это можно сделать самостоятельно с помощью инструкции на сайте своего ОФД или с помощью бухгалтера / компании, продающей кассы.
3. Зарегистрировать кассу в налоговой
   Может компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс или бухгалтер.
4. Настроить кассу и подключить ее к интернету.
   Поможет компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс.
5. Обучить сотрудника, который будет пробивать чеки, работе с кассой.
   Первоначально поможет компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс, в дальнейшем у сотрудника будет инструкция к ККТ.
6. Пробивать чеки на КАЖДУЮ оплату.
   Чеки пробивает обученный работе с кассой сотрудник.

Штраф за отсутствие онлайн кассы

Штрафы за неприменение онлайн кассы следующие:

• Для организаций - 30 000 рублей и выше (при повторном нарушении приостановление деятельности на 90 суток)
• Для ИП - 10 000 рублей и выше (при повторном нарушении приостановление деятельности на 90 суток)
Штраф или предупреждение можно получить в течение года после того, как совершено правонарушение.

Онлайн касса штрафы за чеки

Штрафы за непробитие чека на онлайн кассе следующие:

• Для организаций - 10 000 рублей (чек с ошибкой - до 10 000 рублей)
• Для ИП - 2 000 рублей (чек с ошибкой - до 3 000 рублей)
Штраф или предупреждение можно получить в течение года после того, как совершено правонарушение.

Онлайн касса цена

Федеральный закон 54 - ФЗ обязывает большинство владельцев бизнеса установить онлайн-кассу, но при этом не требует ее покупать. Поэтому онлайн кассу можно купить или взять в аренду.

Онлайн касса стоимость покупки

Минимальные затраты на покупку онлайн кассы следующие:

Онлайн касса стоимость аренды

Стоимость аренды онлайн кассы в разных сервисах следующая:

• купить и установить фискальный накопитель (ФН)
• заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД)
• зарегистрировать ККТ на себя в ИФНС.

Это связано с тем, что заявление должен подать пользователь кассовой техники – организация или предприниматель, который применяет ККТ (ст. 1.1, п. 2 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если кассовый аппарат до передачи в аренду был зарегистрирован на арендодателя, то он должен снять онлайн-ККТ с учета.

Онлайн касса аренда или покупка

Аренда онлайн-кассы оправдывает себя только в некоторых случаях:

• Если бизнес только начал свое существование и неизвестно, как он будет развиваться, то выгодно взять технику напрокат, а не делать большие вложения, которые могут не окупить себя. В дальнейшем, когда дела пойдут в гору, можно будет выкупить этот аппарат.
• Если работа сезонная, и онлайн-касса нужна не круглый год, а только несколько месяцев в году, выгоднее взять в аренду.
• В том случае, когда предприниматель не знает, какая касса подойдет лучше для его бизнеса, можно взять аппарат на несколько месяцев для тестирования.

Онлайн касса для ИП

ИП должны применять ККТ при расчетах за товары, работы или услуги. Однако есть некоторые исключения, которые мы рассмотрим ниже.

ИП без онлайн кассы

Какие индивидуальные предприниматели могут работать без онлайн кассы:

1. ИП ведет расчеты, освобожденные от ККТ (скачать все случаи, когда можно не применять ККТ).Например, ИП на патенте, которые оказывают определенные виды услуг, освобождены от ККТ полностью независимо от способа оплаты (скачать перечень видов деятельности, при которых чеки можно не пробивать);
2. ИП, которые платят налог на профессиональный доход. Они полностью освобождены от применения ККТ и формируют чеки в приложении «Мой налог» (п. 2.2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
3. ИП, которые ведут только безналичные расчеты с другими ИП или организациями (п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

ИП без персонала, которые продают товары собственного производства, выполняют работы и оказывают услуги, с 1 июля 2021 года должны вести расчеты с применением ККТ. До этой даты они от такой обязанности освобождались. Не придется применять кассу лишь тем, кто:

- зарегистрированы как самозанятые. Они не применяют ККТ и ведут расчеты в приложении «Мой налог» (см. как оформить чек в «Мой налог»);

- освобождены от ККТ. Например, ИП на ПСН с отдельными видами деятельности (скачать перечень видов деятельности, при которых чеки можно не пробивать).

Эквайринг что это такое простыми словами

Существует всего 2 способа оплаты товаров и услуг:

Наличная оплата:

• Передача “живых” денег в кассу (продавцу) — из рук в руки.

Безналичная оплата - это и есть эквайринг:

• Оплата через платежный терминал (торговый эквайринг) — клиент расплачивается банковской картой через терминал на кассе магазина или у курьера;
• Оплата через интернет (интернет эквайринг)— клиент оформляет покупку через интернет и оплачивает ее картой на сайте или в приложении.

Кроме банковских карт для безналичной оплаты могут использоваться банковские счета и электронные кошельки.

Эквайринг бывает:

• Банковский, когда договор заключается с банком (Сбербанк, Тинькофф, Модуль банк, ВТБ, Альфа банк, ПСБ) - ВСЕГДА НЕОБХОДИМО ПОКУПАТЬ ОНЛАЙН КАССУ
• Небанковский, когда договор заключается с платежной системой или платежным агрегатором (Ю-касса, Робокасса, Продамус, Монета, АрсеналПей и т.д.) - МОГУТ БЫТЬ СО ВСТРОЕННОЙ КАССОЙ И ТОГДА СВОЮ ПОКУПАТЬ НЕ НАДО

Платежные системы со встроенной кассой